Comment collecter des données sur Excel ?

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Comment collecter des données sur Excel

Comment collecter des données sur Excel : Les formulaires Excel sont très utiles si vous rassemblez des données manuellement, par exemple via des formulaires e-mail ou PDF.

Ou même si vous avez configuré un modèle Excel dans lequel vos utilisateurs peuvent saisir des données, que vous passez ensuite du temps à convertir en une mise en page adaptée à une utilisation avec des formules et des tableaux croisés dynamiques.

Les formulaires Excel ne nécessitent aucun codage complexe et ceux qui saisissent les données peuvent accéder au formulaire à partir d’un navigateur Web sur n’importe quel appareil sans même avoir besoin d’ouvrir Excel.

Création de formulaires Excel

Option 1 :
Pour ceux qui n’ont pas de compte Office 365 ou Microsoft 365*, les formulaires peuvent être créés depuis le site Microsoft Forms :

mes formulaires
* Connectez-vous avec vos identifiants scolaires Microsoft 365, vos identifiants professionnels Microsoft 365 ou votre compte Microsoft (Hotmail, Live ou Outlook.com ). Astuce : vous pouvez obtenir un compte de messagerie Outlook gratuitement .

Remarque :

Comment collecter des données sur Excel : Les résultats en direct dans le fichier Excel associé ne sont pas possibles lors de la création de formulaires à partir d’ici. Utilisez plutôt l’une des options suivantes pour créer votre formulaire.

Option 2 :
Les utilisateurs de Microsoft 365 et Office 365 peuvent créer un formulaire Excel à partir d’Excel Online :

collecter des données sur Excel

 

Créer un formulaire Excel depuis OneDrive

Configurer des formulaires Excel
Après avoir cliqué sur le bouton « Nouveau formulaire », commencez par donner à votre formulaire un nom (1) et une description facultative (2). Choisissez ensuite le type de question (3). Mon formulaire va être utilisé pour capturer les données de ventes quotidiennes de 4 magasins :

mise en place de formulaires Excel
Les formulaires peuvent également être utilisés pour créer des questionnaires ou des enquêtes, de sorte que les types de questions incluent tout, des options à choix multiples aux scores nets du promoteur.

Types de questions du formulaire Excel

Comment collecter des données sur Excel : Vous avez le choix entre 8 types de questions différents, mais vous n’en utiliserez que 3 ou 4 lors de la capture de données.

Avec chaque question, vous pouvez choisir si elle est obligatoire ou facultative en basculant la bascule au bas de la question.

Questions sur les rendez-vous
Comment collecter des données sur Excel : Le champ Date prendra par défaut le format de date en fonction de vos paramètres régionaux*. Vous pouvez voir dans l’image ci-dessous que les miens sont j/mm/aaaa :

J’ai trouvé cela incohérent. Selon l’endroit où vous créez le formulaire (Forms.Microsoft.com/OneDrive for Business/Excel Online), vous pouvez obtenir différents formats de date, quels que soient vos paramètres régionaux.

Questions à choix

Comment collecter des données sur Excel ; La question Choix est pratique si vous voulez que les gens choisissent dans une liste.

Considérez cela comme une validation des données où vous pouvez vous assurer que les données sont saisies de manière uniforme avec une orthographe et une casse cohérentes.

Les paramètres de choix par défaut sont des boutons radio, mais vous pouvez choisir une liste déroulante dans les points de suspension (voir l’image ci-dessous) :

Notez que vous pouvez accepter plusieurs réponses en basculant la bascule au bas de la question. Ce n’est pas pertinent dans mon exemple mais peut être utile.

Questions textuelles
Utilisez le champ Texte pour capturer la saisie de données de forme libre comme du texte ou des chiffres. Dans mon exemple, j’utilise une question textuelle pour saisir les chiffres de vente :

Notez que vous pouvez basculer la bascule en bas pour autoriser les réponses longues, mais comme je collecte des chiffres, je souhaite définir une restriction en cliquant sur les points de suspension :

restriction
Conseil : Notez ci-dessus qu’il existe également une option pour la création de branches, mais elle est plus couramment utilisée dans les sondages.

Choisissez ensuite « Numéro » dans la liste déroulante :

Comment collecter des données sur Excel : choisissez le numéro dans la liste déroulante
Notez que vous pouvez choisir parmi d’autres restrictions telles que supérieur à, inférieur à, etc.

Ajoutez d’autres questions en cliquant sur le bouton « Ajouter un nouveau ». Lorsque vous avez terminé, vérifiez l’Aperçu en haut à droite :

Aperçu
Formatage des formulaires Excel
Et ajoutez un thème si vous le souhaitez :

ajouter un thème
Choisissez parmi les thèmes intégrés ci-dessus, ou cliquez sur le signe + pour télécharger votre propre image ou personnaliser la couleur :

personnaliser le thème

Partage de formulaires Excel
Comment collecter des données sur Excel : Lorsque vous êtes prêt à partager votre formulaire, cliquez sur le bouton « Partager » et choisissez dans le menu déroulant si vous souhaitez que n’importe qui remplisse le formulaire ou uniquement ceux de votre organisation, ce dernier nécessite Microsoft 365 ou Office 365 :

partage de formulaires Excel
Choisissez comment vous souhaitez partager votre formulaire :

Obtenir un lien
QR Code
Intégrer le formulaire dans une page Web ou une application
E-mail
Remarquez dans l’image ci-dessus que vous pouvez également partager le formulaire en tant que modèle et collaborer avec d’autres personnes au sein de votre locataire Microsoft 365 ou Office 365.

Données des formulaires Excel

Comment collecter des données sur Excel : Une fois que vous avez commencé à collecter des données, vous voudrez les analyser dans Excel et les options différeront selon l’emplacement que vous choisissez pour configurer votre formulaire Excel.

Si vous avez utilisé l’option 1 et configuré votre formulaire via Forms. Office.com, vous obtenez une analyse de haut niveau des résultats dans l’onglet « Réponses », ce qui est pratique si vous avez créé une enquête.

Mais si vous utilisez le formulaire pour collecter les données que vous souhaitez analyser, vous devrez alors ouvrir le fichier Excel. En cliquant sur le bouton « Ouvrir dans Excel » (voir l’image ci-dessous), vous téléchargerez les réponses jusqu’à ce moment-là.

Le fichier n’est plus lié au formulaire, de sorte que les nouvelles réponses qui arrivent ne seront pas incluses. Vous devrez télécharger à nouveau le fichier pour obtenir les mises à jour.

collecter des données sur Excel

ouvrir dans Excel
Comment collecter des données sur Excel : Toutefois, si vous disposez d’un compte Microsoft 365 ou Office 365 et que vous avez créé le formulaire via Excel Online (option 2) ou utilisé OneDrive (option 3), en plus de l’analyse de haut niveau affichée dans l’onglet Réponses.

Vous pouvez simplement ouvrir le fichier Excel dans lequel vous avez créé le formulaire et vos données y seront prêtes à être analysées.

La distinction importante est que les options 2 et 3 maintiennent une connexion en direct avec le formulaire , de sorte que les nouvelles données saisies dans le formulaire sont mises à jour dans le fichier Excel en temps réel (ok, peut-être une seconde ou deux de retard, mais assez proche).

données standard
Les 5 premières colonnes du tableau capturent les données standard :

Il s’agit d’un identifiant unique généré automatiquement pour chaque enregistrement, c’est-à-dire chaque formulaire rempli.

Heure de début – l’heure à laquelle le formulaire a été ouvert.

Heure d’achèvement – L’heure à laquelle le formulaire a été soumis. Vous pouvez utiliser ces champs pour calculer le temps nécessaire pour remplir le formulaire.

Colonnes E-mail et Nom – Si vous collectez des données auprès d’utilisateurs de votre locataire Office 365 et qu’ils sont connectés lorsqu’ils saisissent des données dans le formulaire, leur adresse e-mail et leur nom seront capturés dans le tableau dans Excel. Sinon, « anonyme » est saisi pour ceux qui ne sont pas connectés à Office 365 :

colonnes email et nom
Les colonnes restantes contiennent les réponses des répondants à vos questions.

IMPORTANT :

Comment collecter des données sur Excel : Ne touchez pas à ce tableau en ajoutant/supprimant des colonnes/lignes, en triant, etc., car cela pourrait corrompre la connexion entre le fichier Excel et le formulaire.

Si vous souhaitez modifier le tableau pour l’analyse, vous devez ouvrir un nouveau classeur et utiliser Power Query pour obtenir les données du formulaire et effectuer le nettoyage de vos données, etc. afin qu’il soit prêt pour l’analyse.